Hallo Freunde! Zurzeit hadere ich echt mit mir selbst und weiß nicht, wie ich mich verhalten soll. Als kurze Info: Ich bin seit letztem Jahr bei meinen Eltern mit ins Unternehmen eingestiegen, um von ihnen zu lernen und in Zukunft hoffentlich den Betrieb zu übernehmen. Das eigene "Baby" vertraut man nunmal am liebsten Menschen an, denen man zu 100% vertraut. Kein Wunder, dass die meisten Firmen innerhalb der Familie bleiben. Nun zurück zu meiner Frage: Fürs Erste übernehme ich den lästigen Papierkram und bringe etwas Ordnung in die Unterlagen. Beim Verwalten der Aufträge vom Januar ist mir aufgefallen, dass einige Kunden immer noch nicht bezahlt haben. Also habe ich mich an meine Eltern gewendet, doch die meinten bloß, dass ich mir selbst eine Art zulegen muss, wie ich die "Versäumer" an den fehlenden Betrag erinnere. Freundlich, professionell, doch auch dringlich, möchte ich rüberkommen.Wie geht ihr mit solchen Situationen in Eurer Firma um? Mit welcher Methode erinnert Ihr eure Kunden an eine Zahlung?
Um welche Kunden handelt es sich Privatkunden und/oder Firmenkunden, sind das Einmalkunden oder wiederkehrende Kunden. Macht ihr die Buchhaltung selbst? Habt ihr ein ERP System?
Bei uns ist der Standard:1. Mahnung, 2. Mahnung und dann Creditreform.
Bei guten Kunden hilft teilweise auch ein freundlicher Anruf vor der ersten Mahnung und bei manchen bringt auch ein Anruf vor der Übergabe zur Creditreform etwas. Es gibt aber auch Kunden, die zahlen standardmäßig erst ab der 2. Mahnung. Also nicht zu lange mit Mahnungen warten.
Generell ist das Mahnwesen ein lästiges Übel. Man kanns nicht unter den Tisch fallen lassen, aber wenn die Liquidität ausreichend vorhanden ist, schiebt man das auch schnell mal beiseite und macht erstmal dringendere Sachen. Ich kann dir aber aus Erfahrung sagen, sie Kunden gewöhnen sich an Nachlässigkeiten im Mahnwesen.
Ich habe hier Lieferanten, die haben Ihr Mahnwesen (hoffentlich) automatisiert. Da ist bei 7 Tagen Zahlungsziel nach spätestens 9 Tagen die Mahnung im E-Mail Postfach. Das ist wirklich anerkennenswert, aber nicht immer sinnvoll, da die Ware schon teilweise 2-3 Tage geht und die Rechnung bei größeren Firmen auch erst durch mehrere Hände muß, bis Sie bei uns in den wöchendlichen Zahllauf gelangt. Solange das automatisiert per E-Mail rausgeht, mag das gehen, ansonsten wäre das sinnloser Aufwand.
Generell ist ein Mahnwesen bei vielen unstrittigen Rechnungen einfacher zu händeln, weil du das Mahnwesen automatisieren kannst. Hast du viele Einzelfallentscheidungen zum Mahnwesen, wo du jedes Mal die die entsprechenden Verantwortlichen fragen mußt, ob du mahnen kannst/sollst kann das richtig in Arbeit ausarten. Baue deine Prozesse deshalb so auf, dass du alle überfälligen Rechnungen mahnst, es sei denn, du bekommst die Information, dass Rechnungen strittig sind und nicht gemahnt werden sollen.
Da gibt es natürlich eine Menge Möglichkeiten. Wichtig ist eben, dass man den Überblick behält und einen fest definierten "Worklow" für sowas hat.
Das heißt im Klartext: Zahlungsziele definieren! Zum Beispiel zwei Wochen nach Rechnungserhalt. Das Zahlungsziel sollte natürlich auch auf der Rechnung vermerkt sein.
Wenn dann bis dahin kein Zahlungseingang stattgefunden hat, schreibt man eine Email mit der Rechnungsnummer und einer freundlichen Aufforderung die Zahlungen zu prüfen.
Wenn das auch kein Erfolg hat, schickt man normalerweise die 1. Mahnung. Das darf dann ruhig etwas förmlicher sein. Wenn dann auch keine Reaktion kommt,
muss sich versuchen der Chef oder Geschäftsführer eurer Firma als nächsthöhere Instanz einzuschalten und den zahlungsunwilligen Kunden zu kontaktieren.
Im Worstcase hilft dann natürlich der Anwalt. Wenn die Dienstleistung erbracht wurde und zweifelsfrei ein Auftrag vom Kunden erteilt wurde, sollte es da keine Probleme geben.
Es gibt auch diverse Tools die dir helfen können, den Überblick über eure Rechnungen zu behalten und dich auf ausstehende Zahlungen hinweisen.
Zum Beispiel FastBill: https://www.fastbill.com/
Säumige Zahlungen - wie vorgehen?
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