Kleinunternehmen nur EÜR aber mache ich zuviel Buchhaltung?

Hallo Com,
Ich habe seit kurzem ein Kleingewerbe am laufen allerdings habe ich trotz EÜR einen ernormen Aufwand,
die Frage ist wie viel brauch ich wie viel nicht.
Ich habe ein Internet Shop wo erst Geld eingezahlt werden muss.
Man kriegt also z.b für 10€ 1000 Punkte (10.00)
mit diesen Punkten kann man im Shop einkaufen z.b Ware für 2,50€ (250 Punkte).
so jetzt bleiben 7,50€ und ich gebe den Nutzern die möglichkeit das Restgeld auszuzahlen.
Jetzt habe ich einen großen verwaltungsaufwand:
1. Geld wird eingezahlt Rechnung wird erstellt, eingezahltes geld wir in Excel eingetragen
2. Mit eingezahltem Geld wird im Shop eingekauft, Rechnung wird erstellt und in Excel eingetragen.
3. es wird eine Auszahlung angefordert. Ich Bearbeite Rechnung 1 und schreibe Erstattung drauf (in dem Fall -7,50€)
4. Ich sende das Geld, gehe wieder zur Excel Tabelle und schreibe die verwendete Transaktionsnummer der Zahlung ein.
Nun sieht man das ich 2 Rechnungen geschrieben habe und eine einmal verändert habe durch die Erstattung.
Dann brauch ich ja auch noch von den Transaktionsnummern den Verlauf, also wieder Foto oder in dem Fall einfach ein monatlicher Download.
Das Geld wird immer über ein Zahlungsanbieter eingezahlt,da ich dadurch viele zahlungsmöglichkeiten akzeptieren kann, sprich am ende des Monats bekomme ich das Ganze Geld was eingezahlt wurde.
sollte ich am besten die Rechnungen mit den EInzahlungen und der gutschrift lassen? (Nur wenn Kunde darauf besteht mach ichs natürlich)
Und falls Belege vom Finanzamt für zurückerstattes Geld verlangt wird einfach mein Bank bzw Paypal Konto geben bzw alle Transaktionen downloaden?
Was bei Paypal funktioniert ist das ich ein Monatliches Bericht downloaden kann, dieses Monatliche Bericht könnte ich ja als "Rückerstattung nachweisen"
Ich bin sicher ich mache viel zuviel arbeit als verlangt wird, ich hoffe ihr könnt mir mal helfen wie ich das am besten mache.
2 sachen noch: 1. Rechnungen werden automatisch erstellt, ich lade sie bloss runter und speicher sie und trage die Rechnungsnummern immer bei Einzahlung und Kauf im Shop bei excel ein.
2. ich mache bewusst ein Guthabensystem, nicht alle Menschen sind die schlausten bzw kennen sich nicht aus, dadurch kann ich so mehr Profit erreichen.
Hoffe könnt mir helfen
Grüße